T.C.
ERZİNCAN BELEDİYESİ
İNSAN KAYNAKLARI VE EĞİTİM
MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
T.C.
ERZİNCAN BELEDİYESİ
İNSAN KAYNAKLARI VE EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
KARAR TARİHİ : 03.12.2012
KARAR NO : M.24.2.ERZ.0.10-050.01.04- [ 12 / 161 ]
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1
(1) Bu yönetmeliğin amacı, İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2
(1) Bu Yönetmelik, İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar
Dayanak
MADDE 3
(1) Erzincan Belediye Meclisinin 06.07.2007 tarih ve 104 sayılı kararı ile kurulmuş olan İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne ait bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır
Tanımlar
MADDE 4
(1) Bu yönetmeliğin uygulanmasında;
-
Başkan : Erzincan Belediye Başkanı,
-
Belediye : Erzincan Belediyesi,
-
Başkanlık : Erzincan Belediye Başkanlığı,
-
Müdürlük : Erzincan Belediyesi İnsan Kaynakları ve Eğitim ve Eğitim Müdürlüğünü,
-
Müdür : İnsan Kaynakları ve Eğitim ve Eğitim Müdürünü; ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Teşkilat ve Bağlılık
Teşkilat
MADDE 5
(1) İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.
-
Müdür
-
Şef
-
Memurlar
-
İşçiler
(2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
-
Müdür
-
Şef
-
Memur Özlük İşleri Bürosu
-
İşçi Özlük İşleri Bürosu
e) Kayıt ve PDKS Bürosu
(3) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda, iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için birim amirinin talebi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün teklifi ve Belediye Başkanının onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği “Büro Sorumlusu” ve “ Yönetici Yardımcısı” görevlendirilmesi yapılabilir.
(4) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu Şefler dâhil olmak üzere Yönetici Yardımcısı ve Büro Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları ilgili birim amirinin teklifi ve bir üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.
Bağlılık
MADDE 6
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluk
Müdürlüğün görevleri
a) Memur Özlük İşleri Bürosu
MADDE 7
(1) Memur personelin kurum içi görevlendirme, kurumlar arası nakil, kadro değişikliği, açıktan atama ve geçici görevlendirme işlemlerinin yapılması, talep dilekçelerinin incelenip sonuçlandırılması, göreve başlayış işlemlerinin yapılması.
(2) Memur personelin derece terfi ve kademe ilerlemesi terfi tarihlerini belirten listelerin takibi, onaylarının alınması. Maaşa etki yapan kıdem ve hizmet yıllarının tespiti.
(3) Memur personelin ücretsiz izin (askerlik, doğum sonrası, mazeret) göreve başlayış ve görevden ayrılış işlemlerinin yapılması.
(4) Memur Kadro ve Sicil defterlerine özlük hareketlerinin işlenmesi.
(5) Memur personel ile ilgili her türlü işlemlerin bilgisayar ortamında kayıt altına alınmasının ve bilgilerin muhafazasının sağlanması.
(6) Memur personelin hizmet borçlanma ve intibak (S.S.K. Bağ-Kur, Tahsil değişikliği, Askerlik süresi ve diğer mazerete dayalı süreler) işlemlerinin yapılması.
(7) İlk ataması yapılacak memur personelin ilk işe giriş evraklarının (güvenlik soruşturması, sağlık kurulu raporu vb.) temin edilerek atamasının yapılması ve emeklilik sicil numarası verilmesine ilişkin Sosyal Güvenlik Kurumu ile gerekli yazışmada bulunulması.
(8) Memur personelin fasılalar ile düzenlenmiş olan özlük dosyasında muhafazası gereken evrakların konu ve içeriklerinin esas alınarak arşivlenmesi.
(9) Mahkeme ve duruşma kararlarının ilgililere tebliğini yaparak alınan tebellüğ belgelerini ilgili kurumlara gönderilmesi.
(10) Memur Mal Bildirim Formu (Memur personelin mal değişikliklerinde bir ay içerisinde, sonu 0 ve 5’li yılların Şubat ayının son gününe kadar) ve Bilgi Formu (ilk işe giriş) düzenlenmesini sağlayıp muhafaza edilmesi.
(11) Personelin evlilik ve mahkeme kararı vb. nedenlerden kaynaklanan soyadı değişikliklerinin
Sosyal Güvenlik Kurumuna bildirilmesi.
(12) Emeklilik hizmet yıllarını tamamlayanların ve emekliye ayrılmak isteyenlerin emeklilik işlemlerinin yapılması.
(13) Hizmet Belgelerinin düzenlenmesi.
(14) 6111 Sayılı kanunun 116 ve 117/a Maddeleri doğrultusunda işlem yapılması.*
(15) Memurların özlük dosyalarının korunması ve uygun esaslara göre düzenlenerek arşivlenmesi.
(16) İzinlerini yurtdışında geçirmek isteyen memurların Valilik Makamından yurtdışı izin onayının alınması.
(17) İzine ayrılan Müdürlerin izinli olduğu süre içinde görevini yürütecek personelin görevlendirme işlemlerini yapılması.
(18) Yürürlükteki mevzuat gereği kısmi personel atamalarında gerekli olan Belediye Meclisinden izin alma işlemlerinin yapılması.
(19) Müdürlük işlemlerinin yürütülmesinin gerektirdiği görevlerin ve ihtiyaç duyulan her türlü malzemenin, araç gerecin satın alma talebinin yapılması.
(20) Disiplin amirinin teklifi ile adaylıkta en az bir yıl en fazla iki yıl içinde başarılı memur adayların asaletlerinin tasdikini. Adaylık süresi içinde disiplin cezası almış olanların disiplin amirlerinin teklifi ile ilişiklerinin kesilmesi işlemini yapmak.*
(21) Vefat eden memurların dul ve yetimlerine maaş bağlanmasına* ilişkin işlemlerin yapılması.
(22) Personelin özlük hakları ilgili konularda Devlet Personel Başkanlığından görüş almak ve bu doğrultuda işlem yürütmek.
(23) Personel konusunda müdürlükler arası bilgilendirme yazışmalarının yapılması ve özlük haklarının belirlenmesi hususunda Mali Hizmetler Müdürlüğü ile koordineli çalışma yürütülmesi.
(24) Stajyer ve hizmetli personele görev verilerek takibinin yapılması.
(25) Memurların Özlük haklarına ilişkin çeşitli kurumlardan gelen bilgi ve belge taleplerine gerekli yazışmalarla cevap verilmesi.
(26) Özlük dosyalarının Nakil, Emeklilik, Vefat, istifa vb. durumlarda sicil numarası sırası gözetilerek arşivlenerek muhafaza edilmesi.
(27) Memur personelin Hizmet Görev Belgesi talebi vb. dilekçeli müracaatlarının cevaplandırılması.
(28) Memur personelin Hizmet sendikalarına üye olma ve istifa etme aşamalarında gerekli mevzuatın uygulanması.
(29) Sözleşmeli Personel: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 4/B maddesine göre sözleşmeli personel çalıştırılması hakkında gerekli işlemlerin yapılması.
(30) 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 59. Madde gereği çalıştırılacak personele ilişkin işlemlerin yapılması.
(31) Memur maaşlarının hesaplanarak tahakkuklarının hazırlanması.
(32) Encümen üyeleri huzur hakkı tahakkuklarının hazırlanması.
(33) Meclis üyeleri huzur haklarının tahakkuklarının hazırlanması.
(34) Komisyon Üyelerinin huzur haklarının hazırlanması.
(35) Başkan ve Başkan Yardımcıları maaşlarının tahakkuklarının hazırlanması.
(36) Her ay emekli keseneklerinin İnternet ortamında Emekli Sandığı’na (e-bildirge) gönderme işlemlerinin yapılması.
(37) İcra dosyalarının takibini ve işlemlerinin yapılması.
(38) Yurtdışına çıkacak memur personellerin 5682 sayılı pasaport kanunu gereği İl Emniyet Müdürlüğüne Belgelerinin onaylanarak yollanması suretiyle personelin pasaport alımının sağlanması.
(39) Mahalli İdareler personelinin görevde yükselme ve unvan değişikliği esaslarına dair yönetmelik ile kurumumuz tarafından ihtiyaç duyulan kadrolara görevde yükselme ve unvan değişikliği suretiyle personel atanması.
(40) Personelin emeklilik işlemleri ile ilgili konularda Kamu Görevlileri Emeklilik işleri daire Başkanlığından bilgi alınması
b) İşçi Özlük İşleri Bürosu
(1) İşçi personelin görevlendirme, emeklilik, hizmet akdi feshi, mahkeme yazışmaları, kadro değişiklikleri gibi özlük işlerinin yapılması.
(2) Sakat işçi, eski hükümlü ve terör mağduru kontenjanlarına alınacak işçilerin yasal çerçevede alım işlemlerinin gerçekleştirilmesi.
(3) Yeni işe alınan, işten ayrılan personelin e-bildirge üzerinden işçi giriş ve çıkış bildirimlerinin gönderilmesi.
(4) Yıllık izin onaylarını düzenleyip, tetkik ederek onaylanması ve takibi.
(5) Toplu iş sözleşmesi taslağının ve tutanaklarının hazırlanması.
(6) İşçi Disiplin Kurulunu oluşturmak, disiplin kuruluna gönderilen evrak işlemlerini takip ederek, disiplin kararını yazıp, onaylatarak, disiplin defterine işlenmesi.
(7) Müdürlükler tarafından gönderilen yıllık izin, mazeret izin ve ücretli, ücretsiz izinlerin izin çizelgelerine işlenmesi.
(8) İşçi yevmiye çizelgelerini inceleyerek işlemlerin yapılması.
(9) Çeşitli nedenlerden dolayı işten ayrılan personelin kıdem tazminatını düzenleyip, tetkik ederek onaya sunulması.
(10) İşçi personelin dolu boş kadrolarını güncelleyerek muhtelif tarihlerde Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne gönderilmesi
(11) İşçi Sendikası* ile ilgili yazışmaların yapılması.
(12) İşçi maaş, ikramiye ve her türlü sosyal yardım ödemelerinin tahakkuklarının hazırlanması.
(13) Stajyer öğrenci maaşlarının tahakkuklarının hazırlanması.
(14) İşçi maaşlarının hesaplanarak tahakkuklarının hazırlanması
(15) İşçi ikramiyelerinin hesaplanarak tahakkuklarının hazırlanması
(16) İşçi kıdem-ihbar tazminatlarının tahakkuklarının hazırlanması
(17) Her ay SSK kesintilerinin İnternet ortamında Sosyal Güvenlik Kurumuna (e-bildirge) gönderme işlemlerinin yapılması.
(18) İcra dosyalarının takibini ve işlemlerinin yapılması.
(19) İşçi özlük dosyalarının tanzimi ve arşivlenmesi
(20) Toplu iş sözleşmesinden doğan sosyal hakların takibi.
(21) Türkiye İş Kurumu İl Müdürlüğü ile yapılan yazışmalar
(22) Sosyal Güvenlik Kurumu ile yapılan yazışmalar.
(23) Sözleşmeli personel maaş tahakkukları.
(24) Çalışan personelin rapor, iş kazası, meslek hastalığı ile ilgili sağlık kurumlarında alınan iş göremezlik belgelerinin e-bildirge ortamında Sosyal Güvenlik Kurumuna bildirilmesi ve takibi.
Eğitim planı
MADDE 8
Hizmet içi eğitimden beklenen amaçların gerçekleştirilmesi için izlenecek yolları gösteren eğitim politikasına ilişkin düzenlemeler, Müdürlüğün teklifi üzerine Başkan tarafından tespit edilir. Belirlenen politika çerçevesinde, diğer birimlerin görüşleri ile mevcut verilere göre belirlenecek ihtiyaçlar ve olanaklar göz önünde bulundurulmak suretiyle bir yıllık eğitim planları yapılması sağlanır.
Hizmet içi eğitim
MADDE 9
(1) Belediye personelinin, görevleri ile ilgili olarak pratik ve teorik bilgilerinin artırılması, göreve ilişkin beceriler kazandırılması, davranışlarının geliştirilmesi, hizmet içinde yetiştirilmesi ve üst görevlere hazırlanması ile hizmette verimlilik, etkinlik ve toplam kalitenin sağlanması amacıyla, Belediye tarafından hizmet içi eğitim faaliyetleri yürütülmesi sağlanır.
(2) Her düzeydeki Belediye personelinin eğitimi amacıyla, hizmet içi eğitim programları düzenlenir. Bu programların, Belediye personelinin eğitim ihtiyaç ve türüne göre, Belediyede veya yurt içindeki ya da yurt dışındaki kuruluşlarda uygulanmasına da olanak sağlanır. Söz konusu eğitim bedelleri Belediye bütçesinden karşılanır.
Eğitim programı
MADDE 10
(1) Eğitim planı çerçevesinde; eğitim konularını, eğitime tabi tutulacakları, gösteren yıllık eğitim programı hazırlanması.
(2) Müdürlüğün, diğer birimlerin görüşlerini de alarak hazırlayacağı yıllık eğitim programı, Başkanın onayı ile yürürlüğe konulur.
a) ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi doğrultusunda İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü eğitim çalışmalarını yürütülmesi sağlanır.
b) Stratejik Plan kapsamında Müdürlüğün performans kriterlerinin takibi yapılır.
Şehir dışında yapılan eğitimler
MADDE 11
Mahalli İdare Derneklerinin organize ettiği şehir dışı seminerlere, konusuna uygun olarak ilgili personelin katılımının organizasyonun ve takibinin yapılması.
Müdürlük yetkisi
MADDE 12
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri 5393 Sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
Müdürlüğün sorumluluğu
MADDE 13
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.
Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu
MADDE 14
(1) İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder.
(2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişisidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.
(3) İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün, Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin* Disiplin amiridir.
(4) İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
(5) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.
(6) Belediyenin istihdam yönetimi, işgücü planlaması ve organizasyonu performans değerlendirme, öneri ödül sistemi, kurum personeline yönelik hizmet içi eğitim ve diğer eğitim faaliyetlerini yasal mevzuat çerçevesinde yönetimce belirlenmiş gelen politika ve prensiplere uygun olarak planlamak, organize etmek ve yürütmekten, bu amaçla öneriler hazırlamak, araştırmalar yapmak, tüm birimlerin uyum içinde çalışabilmesi için eleman seçim ve yerleştirmesini yapmak kendisine bağlı elemanların eğitim ihtiyaçlarını tespit etmek ve eğitimlerini sağlamak sureti ile birim içi verimi arttırmak, personele yönelik verimi arttırıcı çalışmalar yapmaktan Başkanlık Makamına karşı ve Başkanın Uygun gördüğü Başkan Yardımcısı na karşı sorumludur.
Şefin görev, yetki ve sorumluluğu
MADDE 15
Belediyenin istihdam yönetimi, işgücü planlaması ve organizasyonu performans değerlendirme, öneri ödül sistemi, kurum personeline yönelik hizmet içi eğitim ve diğer eğitim faaliyetlerini yasal mevzuat çerçevesinde yönetimce belirlenmiş gelen politika ve prensiplere uygun olarak planlamasında, organize edilmesinde ve yürütmesinde, bu amaçla öneriler hazırlamasında, yardımcı olmak, kurum personelinin bütün özlük ve maaş tahakkuk işlemlerini yaptırmak, çalışma alanı ile ilgili tüm mevzuatı izlemek, uygulamak ve tüm birimlerin uyum içinde çalışabilmesi için eleman seçim ve yerleştirmesini yapmada müdüre yardımcı olmak, kendisine bağlı elemanların eğitim ihtiyaçlarını tespit etmek ve eğitimlerini sağlamak sureti ile birim içi verimi arttırmak, personele yönelik verimi arttırıcı çalışmalar yapmaktan müdüre karşı sorumludur
Şef İnsan Kaynakları ve Eğitim Büro Sorumlusunu temsil eder. Başkanlık Makamınca yürürlükteki mevzuat hükümlerine uygun olarak memur personelin arasından Başkanlık Makamının ataması ile görev yapar.
Memurların görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 16
(1)
Memurlar, unvanlarına göre kanunlar ve ilgili mevzuat çerçevesinde belirtilen usul ve esaslara göre Başkanlık Makamınca atanırlar.
Memurlar görevlerini kanunlar, kanun hükmünde kararnameler, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde Müdür ve Büro Sorumlusunun emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdür.
Kayıt ve PDKS Sorumlusunun görev, yetki ve sorumluluğu
MADDE 17
(1) Başbakanlığın Resmi yazışmalarda uygulanacak esas ve usuller hakkında yönetmeliğe göre yazışma kodlarının kullanılmasının ve bu kodlara göre evrakların arşivlenmesinin sağlanması
(2) Müdürlüğün her türlü gelen-giden evrak kayıtlarını tutmak ve zimmet karşılığı ilgili birimlere teslimi.
(3) Müdürlükçe işlem yapılan ve dağılımı gereken evrakları giden defterine kaydetmek ve zimmet defteriyle imza karşılığı teslim etmek
(4) Çeşitli duyurular ve memur personelin izin dönüşü gibi konularda telefonla müdürlükleri arayarak bilgilendirmek.
(5) Müdürlüğe gelen evrakları ilgili birime havale edilmek üzere Müdür’e teslim etmek.
(6) Başkanlık Makamına sunulan klasörlerin ve ilgili evrakların imza aşamasının takip ederek kayıt ve zimmetle teslim işlemlerinin yapılması.
(7) Personel kimlik kartlarının hazırlanması.
(8) İlgili Bakanlık ve Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü tarafından takibi yapılan Hizmet içi Eğitim programlarını diğer eğitimleri Belediye Hizmet içi Eğitim Yönetmeliğine göre organize etmek.
(9) Müdürün verdiği diğer görevlerin(yazışma, güncelleme, bilgi temini) yerine getirilmesi.
(10) Personel devam kontrol sistemi (PDKS) Belediye personelinin (memur, işçi, lise ve üniversiteli stajyer öğrenciler) giriş-çıkışlarını kontrol etmek, sonuçlarını Müdüre rapor etmek.
(11) Yıllık, günlük izin kâğıtları ve istirahat raporları işlenir.
(12) Kurum içi ve kurum dışına ait yazılar yazmak.
(13) Staj yapmak için müdürlüğe müracaat eden lise ve yüksekokul öğrencilerinin staj dilekçelerini kabul ederek, staja başlayacak öğrencilerin görevlendirme işlemlerini gerçekleştirmek.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Görev ve Hizmetlerin İcrası
Görevin alınması
MADDE 18
Daktilo ve kâtipler dışında kalan Müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.
Görevin planlanması
MADDE 19
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.
Görevin yürütülmesi
MADDE 20
Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
İşbirliği ve Koordinasyon
Müdürlük birimleri arasında işbirliği
MADDE 21
(1) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.
(2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra Müdüre iletilir.
(3) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.
(4) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
(5) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.
Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon
MADDE 22
(1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile yürütülür.
(2) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
ALTINCI BÖLÜM
Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme
Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem
MADDE 23
(1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
(2) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları üst yazı ve yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri yapılır.
Arşivleme ve dosyalama
MADDE 24
(1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.
(2) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
(3) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.
Tutulması gereken defterler
MADDE 25
(1) Gelen Evrak defteri
(2) Giden Evrak defteri
(3) Demirbaş defteri
(4) Gizli Sicil defteri
(5) Memur Kadro defteri
(6) Zimmet defteri
(7) Memur disiplin Kurul defteri
(8) İşçi disiplin kurul defteri
İşlem dosyaları
MADDE 26 *
(1) Mevzuat İşleri (Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Tebliğ)
(2) Anlaşma, sözleşme ve protokoller.
(3) Faaliyet raporları (brifing ve bilgi notları, istatistikler, anketler)
(4) Kurullar, komisyonlar, toplantılar.
(5) Kalite yönetimi.
(6) Mahalli İdareler iş ve işlemleri.
(7) Raporlar ve layihalar iş ve işlemleri.
(8) Kadro pozisyon işleri (iptal, ihdas, vize)
(9) Personel özlük dosyaları.
(10) Meclis gündem ve kararları.
(11) Çalışma programları.
(12) Teşkilatlanma işleri.
(13) Memur disiplin dosyası.
(14) İşçi disiplin dosyası.
(15) Sendikalarla ilgili işlemler.
(16) Çalışan sağlığı ve iş güvenliği.
(17) Performans değerlendirme.
(18) Hizmet içi eğitim.
(19) Dış kurumlardan gelen giden evrak dosyası.
(20) Kurum içi gelen giden evrak dosyası.
(21) İş kazası dosyası.
(22) Sakat ve eski hükümlü dosyası.
YEDİNCİ BÖLÜM
Denetim
Denetim, personel sicil ve disiplin hükümleri
MADDE 27
-
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
-
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü personelinin disiplin amiridir.*
-
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.
-
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vd. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan gölge dosya tutulur
SEKİZİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE 28
İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
Yürürlük
MADDE 29
Bu yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 30
Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.
Yönetmelik Değişikliği:
* Belediye Meclisinin 03.12.2012 tarih ve [12/161] Sayılı Karıyla değiştirildi.
- ERZİNCAN BELEDİYESİ PAZAR YERLERİ YÖNETMELİĞİ
- Zabıta Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği
- YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
- TEFTİŞ KURULU MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
- İMAR VE ŞEHİRCİLİK MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
- KENTSEL TASARIM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
- HUKUK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
- FEN İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ