T.C

ERZİNCAN BELEDİYESİ

FEN İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA

YÖNETMELİĞİ

KARAR TARİHİ : 02.04.2012

KARAR NO             : M.24.2.ERZ.0.10.301.05/[4 / 039]

FEN İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler

MADDE - 1    AMAÇ  VE KAPSAM:

Bu yönetmeliğin amacı, Erzincan Belediyesi Fen İşleri Müdürlüğü’nün teşkilat yapısını, hukuki statüsünü, görev, yetki çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

MADDE-2    DAYANAK:

Bu Yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunun 15. Maddesinin  (b) fıkrasına dayanarak hazırlanmıştır.

MADDE -3 TANIMLAR:

Bu yönetmelikte geçen

Belediye : Erzincan Belediyesini,

Başkanlık : Erzincan Belediye Başkanlığını,

Başkan : Erzincan Belediye Başkanını,

Başkan Yardımcısı : Erzincan Başkan Yardımcısını,

Meclis : Erzincan Belediye Meclisini,

Encümen : Erzincan Belediye Encümenini,

Müdürlük : Fen İşleri Müdürlüğünü,

Müdür : Fen İşleri Müdürünü,

Personel : Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü, İfade eder.

MADDE-4  TEMEL İLKELER:  

Erzincan Belediye Başkanlığı Fen İşleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında; 

1. a)Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,
2. b)Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,
3. c)Hesap verebilirlik,

ç) Kurum içi yönetimde ve Erzincan İlini ilgilendiren kararlarda katılımcılık,

1. d)Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,
2. e)Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,
3. f)Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkeleri esas alır.

İKİNCİ BÖLÜM

Yönetim Planı, Personel ve Bağlılık

MADDE 5 – YÖNETİM PLANI:

Fen İşleri Müdürlüğü 1 Müdür, 5 Alt Birim ve yeteri kadar personelden oluşmaktadır.

Alt Birimler aşağıdaki gibi oluşturulmuştur.

1. a) Fen İşleri Evrak Birimi
2. b) İhale İşleri Birimi
3. c) Uygulama Ve Kontrol Birimi
4. Hak ediş Bürosu
5. Kontrollük Bürosu

d)Yol ve Asfalt Birimi

1. e) İnşaat İşleri Birimi

MADDE 6 – PERSONEL

Erzincan Belediye Başkanlığı Fen İşleri Müdürlüğü’nde bir Müdür ile norm kadro mevzuatına uygun nitelik ve sayıda personel görev yapar.

MADDE 7 –  BAĞLILIK

Fen İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

MADDE 8 – Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Fen İşleri Müdürlüğü, mahalli müşterek nitelikte olmak şartıyla aşağıdaki görevleri yürütür.

1. a) Fen İşleri Evrak Birimi:

1-) Müdürlüğe gelen ve giden bütün evrakları kaydetmek, Müdürlük çalışmaları ve ihtiyaçları ile ilgili kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yapmak, dağıtımını gerçekleştirmek.

2-) Gelen evrakların ilgilisine dağıtımını yapmak, talep edilen işlemin veya günlü evrakların süresi içinde neticelendirilmesi için gerekli takipleri yapmak.

3-) Personelle ilgili sicil (izin, rapor, ceza, mükâfat, kademe ilerlemesi, tayın, terfi vb.) dosyalarının tanzimini yapmak.

4-) Müdürlüğe ait bilgi ve belgeleri gizlilik derecelerine uygun olarak muhafaza etmek, arşiv bilgilerini ve belgelerini ilgili yönetmeliğe uygun arşivlemek.

5-) Belediye faaliyetlerinin tümünü izleyerek vatandaşlardan gelen sorulara cevap ve bilgi vermek.

6-) Malzeme ve demirbaşları teslim almak, teslim etmek ve kontrollerini yapmak.

7-) Müdürlük ihtiyaç ve harcamaları ile ilgili mali kayıtları tutmak.

8-) Müdürlük içi birimler arasındaki koordinasyonu ve bilgi akışını (belgelerle) sağlamak.

9-) İhale Komisyonu tarafından yapılan veya yaptırılan bütün işlerle ilgili yazışmaları yapmak, onayları almak.

10-) İhale kararlarını, yüklenicilere yasal süresi içinde bildirmek, sözleşme yapılmasını temin etmek.

11-) Hak ediş raporlarını ve tahakkuk müzekkerelerini Müdür veya Vekilinin onayından sonra Mali Hizmetler Müdürlüğüne ulaştırmak.

12-) Belediyenin faaliyet alanına giren konularla ilgili olarak yapılan yasa ve yönetmelik değişikliklerini, Belediye Encümeni ve Belediye Meclisi kararlarını takip etmek, müdür ve personelin bilgisine sunmak.

13-) Meclis ve Encümen toplantılarının gündemlerini takip etmek ve Müdürlüğün bu gündeme alınması gereken evraklarının hazırlanmasını sağlamak. 

14-) Görevli personelin hasta, izinli vb. olması halinde işlerin aksamayacak şekilde yürümesini temin etmek.

15-) Vatandaşların talepleri doğrultusunda, Fen İşleri Müdürlüğü ile ilgili Belediye Meclis kararı ile belirlenen malzeme, araç ve gereç fiyatlarının hesaplanarak İşletme Müdürlüğüne ödenmesini sağlamak

1. b) İhale İşleri Birimi

1-) Her türlü alım, yapım ve hizmet ihalelerinin ihale dosyalarını hazırlamak, keşif ve şartnamelerini tanzim etmek, gerekli onaylarını alarak sonuçlandırmak.

2-) Ara ve kesin hak edişleri denetim mühendisi nezaretinde tetkik etmek, hak edişlerle ilgili olarak iş mahallinde gerekli incelemeleri yapmak, tespit edilen eksikleri gidermek ve yapılan hataları düzeltmek suretiyle hak edişleri onaylamak.

3-) Hak edişlerde süre uzatımı, ceza ve teminat kesintisi konuları ile fiyat farkları hesaplarını incelemek ve kesin şeklini vermek, fiyatı belli olmayan işler için veya gerek görüldüğünde yeni fiyat analizleri oluşturmak veya diğer kurumlardan bu konuda yapılmış analizleri temin etmek ve kullanmak.

4-) İhale edilen işlerle ilgili her türlü onay ve tebligat yazılarını hazırlamak ve takip etmek.

5-) İhale Komisyonunca 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun ilgili maddeleri doğrultusunda yapılan her türlü alım, yapım hizmet vb. işlerinin sözleşmelerinin yapılmasını temin etmek.

6-) Yapım ve hizmet İhalelerinin sonuçlarının 506 sayılı S.S.K. Kanununa göre bildirimini yapmak ve aynı kurumdan ilişiksiz belgesi istemek ve yüklenici veya taşeronun kesin teminatının çözülmesini sağlamak.

7-) Yapım, hizmet vb. sözleşmeler sırasında alınan kesin teminat mektuplarını Mali Hizmetler Müdürlüğüne teslim etmek ve dosyasına şerh koyarak bilginin devamlılığını sağlamak.

8-) Yüklenici firmaların ve bu firmalarda görev yapan teknik personelin iş bitirme, iş deneyim ve iş yönetme belgelerini ve sicillerini tanzim etmek.

1. c) Uygulama Ve Kontrol Birimi
2. Hak Ediş Bürosu

Projesi hazırlanarak ihalesi yapılan işlerin alım ve imalat sürecinde yüklenicilere ödemelerin sağlanabilmesi için kontrollük bürosu ile koordineli çalışarak iş konularına göre hak edişlerini düzenlemek ve ilgili müdürlüklere iletmek.

1. Kontrollük Bürosu

1-) Resmi ve özel kuruluşların veya vatandaşların yol kazı çalışmalarına ilişkin taleplerini değerlendirmek.

2-) İlgili mer’i mevzuat gereği belediye hudutları dâhilinde altyapı ve üst yapı hasar bedellerini tahakkuk ettirmek ve tahsili için Mali Hizmetler Müdürlüğüne intikal ettirmek.

3-) İlgili mer’i mevzuat hükümlerine göre ihale suretiyle yapılan yatırım ihalelerinin kontrollük hizmetlerini yerine getirme.

4-) Belediye sınırları içinde yapılması planlanan kaldırım alanlarının ve asfalt kaplama yapılacak alanların metraj ve projelerinin hazırlanması.

5-) Fen İşleri Ekiplerinin ve müteahhit firmaların yaptıkları çalışmaların metrajlarının çıkarılması ve projeye uygunluğunun kontrolü

6-) Yapılması planlanan çalışmalarla ilgili proje ve metrajların hazırlanması

7-) Her türlü kaldırım, yol, asfalt kaplam, duvar vs. talepleriyle ilgili keşif, metraj, fizibilite çalışmalarının yapılması ve rapor hazırlanması.

8-) Vatandaşların doğalgaz, su, elektrik aboneliği vb. muhtelif ihtiyaçları için yaptıkları başvuru talepleri için sahada yapılacak tahribatların keşfi, fizibilite raporları ile birlikte hazırlanarak onaya sunulması.

1. d) Yol ve Asfalt Birimi

1-) İl genelinde bulunan bütün yolları düzenli olarak kontrol ederek bunlara ait envanteri çıkarmak, bu envantere göre bakım ve onarım gerektiren yollar için yıllık program hazırlamak,  malzeme talebinde bulunmak, ilgili diğer kurumlarla koordinasyon sağlamak.

2-) Asfalt kaplama ve stabilize serilmesi işlemlerinde kontrol teşkilatı ile koordinasyon sağlamak.

3-) Kendisine tahsis edilen araç ve iş makinelerinin bakım ve onarımlarını yaptırmak.

4-) Diğer Müdürlüklerden talep edilen araç ve iş makineleri ile ilgili iş programını yapmak, makine parkında bulunan ekipmanın verimli kullanılabilmesi için günlük, haftalık ve aylık çalışma programlarını hazırlamak.

5-) Lokal olarak bakım ve onarım gerektiren yol ve üst yapı tesislerinin bakım ve onarımlarını gerçekleştirmek.

6-) Yılsonu hedef gerçekleşme bilgilerini çıkararak rapor etmek

7-) İl afet planının uygulanması sırasında verilecek görevleri yerine getirmek, kar, don ve sel baskınlarında gerekli tedbirleri almak.

8-) Formene teslim edilen makinelerin eksiksiz olarak zamanında iş yerinde bulundurulmasını ve bunların amaç dışında kullanılmamasını ve devamlı çalışır durumda tutulmasını sağlayacak tedbirler almak ve kontrol etmek.

9-) Kış aylarında karın sebep olduğu cadde ve sokaklardaki olumsuzlukların ortadan kaldırılmasını sağlamak.

10-) Andezit ocağının işletilmesi ve ocaktan alınan taşın tesislere, tesislerde kesimi yapılan andeziti kullanılacak alana nakliyesini sağlamak.

11-) Erzincan Belediyesinin ihtiyaçlarında kullanmak üzere Belediyeye ait kum-çakıl ocaklarından malzeme temini ve gerek duyulan yerlere nakliyesini sağlamak.

12-) İmar Planında açılmayan yollar için İmar Ve Şehircilik Müdürlüğü ile koordinasyon sağlayarak bu yolların ulaşıma açılması.

1. e) İnşaat İşleri Birimi

1-) Müdürlük emrinde görevli işçi personelle bordür, tretuvar yapım ve onarımını yapmak

2-) Erzincan Belediyesine ait binalarda gerçekleştirilen çeşitli inşaat faaliyetlerinin takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak.

3-) Çalışma programlarının icra edilmesinde istihdam edilen insan kaynağının sevk ve idare edilmesini sağlamak.

4-) Belediye hudutları içindeki tarihi ve kültürel değerleri korumak, yapılan her hizmetin insan yaşamını doğrudan veya dolaylı etkilediğinin bilinciyle çağdaş yaşamın getirdiği tüm teknolojik olanakları kullanıp, çağdaş standartlarda kamusal hizmet vermek

5-) Başkanlık tarafından karar verilen binaların yapımı, bakımı ve onarımını yapmak veya yaptırmak.

6-) Belediyemize ait binaların muhtelif boya işlerini yapmak ve yaptırmak.

7-) Andezit Taş Kesme Tesisinin işletilmesi.

8-) Andezit Taşının işlenmesi ve işlenen taşın tretuvar yapım ve onarımında kullanmak.

9-) Beton elemanlarının (parke, bordür, büz vb.) üretilmesi ve uygulanması.

MADDE 9 – Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Bu yönetmeliğin 8. maddesinde belirtilen temel görev, yetki ve sorumlulukları, mer’i mevzuat ve Belediye Başkanı’nın veya görevlendirdiği Başkan Yardımcısının onayıyla görev pozisyonları belirlenir. Bu bağlamda istihdam edilenler belirtilen görevleri ifa ederler:

a ) Fen İşleri Müdürü:

1-) Fen İşleri Müdürlüğü’nün görev alanına giren bütün konularda personelle ilgili olarak idari unvan vermemek şartı ile gerekli görevlendirmeleri yapmak, kendisine bağlı birim ve birim sorumlularının görevlerini tespit ve tayin ile uygulamalarını takip etmek, faaliyetlerini denetlemek, aksaklıklarını gidermek, yıllık, aylık, haftalık ve gerekirse günlük çalışma programlarını hazırlamak, hazırlatmak ve bu programlara göre sevk ve idarelerini temin etmek,  bu konularla ilgili olarak üst makamlara gerekli raporları sunmak.

2-) Fen İşleri Müdürlüğü personelinin 1. Sicil Amiri olması nedeniyle personelle ilgili her türlü özlük bilgilerini arşivlemek, takip etmek, disiplinsizliklere ve çalışma şartlarını bozucu eylemlere müsaade etmemek, toplam kalite yönetimi ve verimlilik için çalışma şartlarını iyileştirmek ve prensipler koymak, personel için kurs ve seminerler tertip etmek.

3-) Müdürlük personelinin performans durumunu izlemek, değerlendirmek ve gerekli ceza ve mükâfat için üst makamlara teklifte bulunmak.

4-) Şantiye ve inşaatlarda veya yollarda çalışan personelin güvenlik tedbirlerini almak ve sağlık kontrollerini yaptırmak.

5-) Müdürlüğün çalışmaları ile ilgili personelle mutad bilgilendirme ve danışma toplantıları tertip etmek, bu toplantılardan bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısını bilgilendirmek.

6-) Personelin izin planlarını yapmak ve izinlerini kullandırmak, izin, rapor, doğum, ölüm vb. konularda yazışmaları takip ve kontrol etmek.

7-) Nöbetçi personel listesini hazırlamak veya onaylayarak uygulamak ve takibini yapmak.

8-) Personelin mesaiye riayetlerini sağlamak, bunun için gerekli tedbirleri almak.

9-) Müdürlüğe bağlı birimlerin ve Müdürlük tarafından yapımı gerçekleştirilen işlerin şantiyelerini denetlemek, aksaklıkların sorumlu taşeron, müteahhit ve Denetim Teşkilatı tarafından giderilmesini temin etmek.

10-) Yatırımların izlenmesi ve bu yatırımların; 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, Genel ve Teknik Şartnameler ile Kontrol Yönetmeliği’ne, diğer yasal mevzuata ve iş programına uygun şekilde yürütülmesini temin etmek.

11-) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu gereği yapılan ihalelere Denetim Teşkilatını atamak ve kontrol ettirmek.

12-) Müdürlüğü ilgilendiren konularda gerekli bilgi akışını sağlamak; başkanlık makamından aldığı talimatları yerine getirmek.

13-) Başkanlık makamı tarafından istenen her türlü bilgi, belge ve raporu hazırlamak, sunulmasını temin etmek, bilgi akışını sağlamak.

14-) Fen İşleri Müdürlüğü ile ilgili Vatandaştan gelen şikâyet ve taleplerin değerlendirilmesi

b )  Diğer Personel:

1-) Tetkik işlerini, göreve gidecekleri yerleri ve yaptıkları, yapacakları işleri gizli tutar.

2-) Bu konuda yetkili ve ilgililerden başkasına açıklamada bulunamaz.

3-) Sınıf, etiket ve unvan farkı gözetmeden her vatandaşa eşit davranır.

4-) Mesai bitiminde masa üzerindeki evraklarını kendilerine ait dolap ve masa gözlerine koyar ve kilitler.

5-) Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel, korumak ve saklamakla görevli evrakı kendisinden sonraki göreve başlayan personele görevi devretmedikçe görevinden ayrılamaz.

6-) Müdürlük kapsamında hazırlanacak mal alımı, bakım-onarım hizmet işi ve yapım işleri ihale dosyalarının hazırlanmasını sağlamak ve komisyonlarda görev almak.

7-) Görevlendirme sonucu ihale edilen işlerin kontrol teşkilatında bulunmak.

8-) Görev ve çalışmaları yönünden müdüre karşı sorumludur. Mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.

9-) Müdürlük bünyesinde faaliyet gösteren personel, üstlerinin yaptığı görevlendirmelere istinaden ve kendisine tevdi edilen işleri mevzuata uygun ve tam olarak zamanında yapmakla mükelleftir. Müdüre ve üstlerine karşı sorumludur.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Ortak Hükümler Genel Sorumluluklar

MADDE 10 – Genel Sorumluluklar

Fen İşleri Müdürlüğünde çalışan tüm personel;

1-) Tüm faaliyetlere ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili yürürlükteki mevzuata riayet eder,

2-) Müdürlüğün faaliyet alanına giren görevleri en kısa zamanda ve tam olarak yerine getirir,

3-) Sınıf, etiket ve unvan farkı gözetmeden her vatandaşa eşit davranır,

4-) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır,

5-) Bulunduğu pozisyonun gerektirdiği vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar,

6-) İşbölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır,

7-) Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içerisinde kalarak en az maliyetle yerine getirir,

8-) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırır,

9-) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlar,

10-) Verilen direktife uygun iş ve işlemleri gerçekleştirir,

11-) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder,

12-) Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati gösterir, yaptıkları, yapacakları işleri gizli tutar, bu konuda yetkili ve ilgililerden başkasına açıklamalarda bulunamaz,

13-) Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel, korumak ve saklamakla yükümlü olduğu evrak, malzeme ve demirbaşları sağlam ve eksiksiz teslim eder,

14-) Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenli yürütülmesi, personel arasındaki ahengin sağlanması için herkes gayret gösterir.

MADDE 11 – Evrak Kayıt Sistemi ve Yazışmalar

Müdürlüğe gelen ve giden her evrak bekletilmeksizin, tarih ve sayılarına göre kayda alınarak ilgili evrak defterinde izlenir. Kaydı yapılan evrak yetkili tarafından ilgilisine havale edilir.  Personel, yapılması gerekli işlemleri zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

Yazışmalar sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalanır ve arşiv sistemine göre korunur. Belediye birimleri arasındaki yazışmalar müdürün imzası ile yürütülür. Belediye dışı yazışmalar Başkan ya da görevlendireceği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

MADDE 12 – Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller

İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

MADDE 13 – Yürürlük

Bu yönetmelik hükümleri; Erzincan Belediye Meclisinin onayından sonra yayımı ile yürürlüğe girer.

MADDE 14 – Yürütme

Bu yönetmelik hükümlerini Erzincan Belediye Başkanı yürütür.