T.C.

ERZİNCAN BELEDİYESİ

BASIN YAYIN VE HAKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

KARAR TARİHİ : 05.08.2013

KARAR NO             : M.24.2.ERZ.0.10-050.01.04- [ 08 / 131 ]

T.C.

ERZİNCAN BELEDİYESİ

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Çalışma Yönetmeliği

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar

Amaç

Madde 1 : Bu yönetmeliğin amacı, Erzincan Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün kuruluş, görev ve yetki sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

Madde 2 : Bu yönetmelik, Erzincan Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün çalışma usul ve esasları ile görev ve yetki sorumluluklarını kapsar.

Dayanak

Madde 3 : Bu Yönetmelik, 5393 Sayılı Belediye Kanunu, 15. Maddesinin B fıkrasına dayanılarak düzenlenmiştir.

Tanımlar

Madde 4 : Bu Yönetmelik uygulanmasında;

• Başkanlık : Erzincan Belediye Başkanlığı’nı

• Belediye : Erzincan Belediyesi’ni

• Belediye Başkanı : Erzincan Belediye Başkanı’nı

• Müdür : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdür’ünü

• Müdürlük : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü

• Personel : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde Görevli Tüm

  Personelini

• Meclis : Erzincan Belediye Meclisini ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş ve Teşkilat Yapısı

Teşkilat Yapısı

Madde 5 :  

(1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.

• Müdür

• Müdür Yardımcısı

• Şefler

• Memurlar

• İşçiler

• Diğer Personel

(2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir,

1. Müdür
2. Müdür Yardımcısı
3. Tanıtım – Medya Şefliği
4. Beyaz Masa Şefliği
5. Mezarlık Şefliği
6. Çağrı Merkezi

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev Yetki Çalışma Usul ve Esasları

Madde 6          :

• Tanıtım – Medya Şefliğinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

• Yerel, ulusal gazete ve dergiler ile televizyonlarda yayınlanan belediye ile ilgili haberleri takip etmek, arşivlemek ve Başkanlık makamına sunmak.

• Belediyenin ve Belediye Başkanının tüm medya kuruluşları ile (gazeteler, dergiler, televizyonlar, radyolar gibi) iletişimini sağlamak.

• Belediyenin yapmış olduğu tüm etkinlik ve hizmetleri kamuoyunu bilgilendirmek maksadıyla, basın kuruluşlarını, basın bültenleri ve basın bildirileri ile bilgilendirmek. Belediye birimlerinin basına ve kamuoyuna yapacakları her türlü açıklamayı yazılı olarak yapmak. Sesli, yazılı ve görüntülü haberleri toplamak ve yayınlamak.

• Kent unsurlarına uygun tarzda olmak kaydıyla Belediye ile ilgili hususları iç ve dış mekan panoları vasıtasıyla afişe etmek.

• Düzenlenen etkinliklerde fotoğraf ve kamera çekimlerini yapmak veya yaptırmak ve bu materyalleri ihtiyaç duyulan birimlere verip ve arşivlenmeleri ile ilgili çalışmaları yürütmek.

• Yıl içerisindeki derlenen görüntülerle belediyemizin tanıtım CD’lerini yapmak ya da yaptırmak. Gerekli görülen görüntülerle ilgili prodüksiyon çalışmalarını yürütmek.

• Belediye çalışmaları ile ilgili duyuru ve haberlerin belediye resmi internet sitesinde yayınlanmasını sağlamak.

• Belediyeye ait çalışmaları içeren dergi, gazete, broşür gibi her türlü basılı neşriyatı hazırlamak, bastırmak ve yayınlamak.

• Başkan ve Belediye Yöneticilerinin katılacağı basın toplantılarını organize etmek.

• Belediye ve Bağlı kuruluşların çeşitli plan, program, proje ve çalışmaların basına ve kamuoyuna duyurulması amacıyla basın toplantıları düzenlemek.

• Radyo ve Televizyonlarda belediye çalışmaları ile ilgili, Belediye Başkanı ya da yöneticilerinin katılacağı programları ve canlı yayınları tertip etmek.

• Gazete, mecmua ve mevzuatlarla ilgili yayınlar, diğer neşriyatın satın alınması diğer bazı süreli yayınların abone yenileme işlemlerini yürütmek.

• Belediyeye ait organizasyon davetiyelerini ya da özel günlere ait tebrik mesajlarını içeren neşriyatı hazırlamak ve bastırmak, bunların ulaştırılacağı ilgili kişilere ait adres arşivi oluşturarak, etiketleme sistemi vasıtası ile davetiyelerin ilgililere ulaşmasını sağlamak.

• Belediyemizce yayınlanan her türden basılı malzemenin abone adreslerini ve dağıtım listelerini hazırlamak ve adreslerin bilgisayardan etiket halinde dökümünü alarak, her türden dağıtım vasıtaları ile ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak.

• Belediye Kanunu’nun emrettiği Faaliyet Raporlarını başkanın bilgi, görüş ve isteği doğrultusunda hazırlayarak, belediye meclisine sunulmak üzere başkana sunmak.

• Belediye Başkanlığı tarafından sunulacak brifing dosyalarını, faaliyet ve çalışmaları içeren sunumları hazırlamak.

• Basın, Yayın, Tanıtım işlerinde kullanılan grafik ve tasarım işlerini yapmak.

• Belediye ait alanlarda ilan, reklam, tanıtım faaliyetlerini organize etmek ve yapmak.

• Kent genelinde özel sektör tarafından işletilen ilan ve reklam panoları ile belediye tarafından kullanılan ilan ve reklam panolarına asılan görselleri denetlemek, uygunluğunu kontrol etmek. Panoların kurulacağı yerleri belirlemek ve gerektiğinde değiştirmek.

• Halkla İlişkiler ve Beyaz Masa Şefliğinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

• Başkanımızın isteği ve onayı doğrultusunda belediye – vatandaş ilişkilerini güçlendirmek için halka yönelik programlar yapmak.

• Halkın belediye hizmetleri ve belediyeden beklentileriyle ilgili görüş ve düşüncelerini tespit etmek amacıyla, kamuoyu yoklaması ve araştırması yapmak veya yaptırmak.

• Çeşitli etkinliklere veri oluşturmak adına, il genelindeki sivil toplum kuruluşları dernekler il protokolü, siyasi partiler, spor kulüpleri vb. hakkında, iletişim bilgilerini içeren ve zaman zaman güncellenen bilgi bankası oluşturmak.

• Müdürlüğün faaliyetleri için gerekli olabilecek ortam araç – gereç ve teknolojiyi belirlemek, diğer birimlerin ilgili faaliyetlerini koordine etmek.

• 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu gereği; Vatandaşı yönlendirme, bilgilendirme ve çözüm üretme noktasında, kanun çerçevesinde 15 günlük süre içerisinde olumlu ya da olumlu cevap dönmesi kaydıyla, tüm müdürlüklerle koordineli bir çalışma yürütmek

• Belirli gün ve haftalarda gerekli duyarlılığı sergileyecek girişimleri yapmak, topluma mal olmuş şahsiyetler ve olaylarla ilgili programlar tertip etmek.

• Belediye Başkanı adına tüm tebrik, taziye, telgraf ve kutlama mesajlarını Başkanın isteği doğrultusunda yazar ve ilgili yerlere göndermek.

• Mezarlık ve Defin Hizmetleri Şefliğini Görev Yetki ve Sorumlukları

• Ölüm Belgesi ve varsa mezar tapusu ile kendisine yapılan müracaatı alarak yapılacak iş ve işlemlerde cenaze sahibini yönlendirmek.

• Mezar yerini tayin etmek.

• Cenaze aracı tahsis etmek. (Şehir dışı cenaze nakli ücretlidir.)

• Tahsis edilen araç cenazeyi ölüm yerinden alarak gasil haneye götürmek.

• Yıkanan, kefenlenen cenaze, görevli (imam) eşliğinde cenaze aracı ile gasil haneden camiye, oradan defnedilecek mezarlığa kadar götürülerek defin işlemlerini tamamlamak.

• Taziye evinin önüne taziye çadırı kurmak.

• Taziye evine ilk akşam yemeği göndermek.

• Mezarlıkların temizlik, bakım ve onarım hizmetleri ile ağaçlandırma ve yeşil alan oluşturmak, bakımlarını yapmakla sorumlu olduğu hizmetleri ifa etmek.

• Cenaze kayıtlarını tutmak.

1. Çağrı Merkezi Görev Yetki ve Sorumlulukları

1. Belediyeye

153 Alo Belediye Hattı

Su arıza Hattı

Kanalizasyon Arıza Hattı

Alo Temizlik Hattı ve

Santral üzerinden gelen bütün çağrıları karşılamak.

1. Gelen çağrıları için gerektiğinde ilgili birime aktarma işlemi, gerektiğinde beyaz masaya iletilmek üzere kayıt işlemi yapmak.

Madde 7 : Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

• Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli şekilde yürütülmesi sağlamak.

• Personel arasında görev bölümü yapmak, izin, hastalık, çekilme ve gibi nedenlerle ayrılan personelin yerine, bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak.

• Personellerin gizli sicillerini düzenlemek; her türlü özlük ve sosyal haklarını izlemek; müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle iş birliği kurmak.

• Müdürlüğün çalışmalarını mevzuat esaslarına göre düzenlemek amacıyla her yıl çalışma programları hazırlamak, başkanlığın onayına sunmak.

• Başkanlıkça onaylanan çalışma programlarının gerçekleşmesi için gereken malzemeyi temin etmek.

• Müdürlükte yapılan çalışmalar ile ilgili olarak, personelle belirli aralıklarla toplantılar düzenlemek, çalışmaları değerlendirmek.

• Müdürlüğün kuruluşuna ve yaptığı görevler için ileriye dönük planlar hazırlayarak, hedefler göstermek.

• Harcama yetkilisi olarak, müdürlüğün bütçesini ve programlarını onaylamak.

• Belediyenin stratejik plan ve performans programındaki ilgili hedefleri takip etmek.

• İç ve dış denetim sırasında denetçilere ve yargıya intikal eden hususlarda mahkemelere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlamak.

• Müdür görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına karşı sorumlu olup, Başkanlık Makamınca; mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri yapmak.

• Müdürlük çalışmalarının yürürlükteki genel mevzuat hükümleri çerçevesinde yürütülmesini sağlamak.

Madde 8 : Memur, İşçi ve Diğer Personellerin Görev Yetki ve Sorumlukları

• Çeşitli unvanlardaki memur, işçi ve diğer personel; Üstlerinin yaptığı görev bölümüyle kendisine verilen işleri mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapmakla görevlidir.

• Birimin faaliyet ve çalışmalarını değerlendirmek ve gerekli önlemleri almak amacıyla; Birim Müdürünün başkanlığında alt birim yöneticilerinin katılımı ile her ay düzenli toplantılar yapılır. Bu toplantılarda, birimin faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler değerlendirilerek bilgi paylaşımı, işbirliği ve uyum sağlanır.

• Görev dağılımını gösteren çizelgede, idarenin teşkilat yapısına uygun olarak oluşturulan alt birimlere, görevli personele, personel görev, yetki ve sorumluluklarına, personelin oda, unvan, telefon ve e-posta adreslerine yer verilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yürürlük

Madde 9 : Bu yönetmelik, Erzincan Belediye Meclisi’nce kabulü ve yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 10 : Bu Yönetmelik hükümleri Belediye Başkanı tarafından yürütülür.