MUHTARLIK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

Ahmet POLAT

YÖNETMELİK

T.C.
ERZİNCAN BELEDİYE BAŞKANLIĞI

MUHTARLIK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV ve ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1: Bu yönetmeliğin amacı Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’nün görev alanını, sorumluluk ve yetkilerini, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektir.

Kapsam
MADDE 2: Bu yönetmelik, Erzincan Belediye Başkanlığı Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev ve esasları ile bünyesinde görev yapan yönetici ve diğer personelin görev yetki ve sorumluluk alanlarını, çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Hukuki dayanak
MADDE 3: Muhtarlık İşleri Müdürlüğü,20.02.2015 tarihli ve 2015/8 Sayılı İçişleri Bakanlığı Genelgesi,5393 sayılı Belediye Kanununun 48 nci maddesi ve “Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik” Hükümleri ve diğer ilgili mevzuatın verdiği yetkilerle hizmetlerini yürütmektedir.

Tanımlar
MADDE 4 : Bu yönetmeliğin uygulanmasında;

a)  Belediye                                          : Erzincan Belediyesini,

b)  Başkan                                           : Erzincan Belediye Başkanını,

c)  Belediye Başkan Yardımcısı               : Belediye başkanı tarafından konuyla ilgili olarak görevlendirilen Erzincan Belediye Başkan Yardımcısını,

d)Meclis                                              : Erzincan Belediye Meclisini,

e)  Birim                                              : Muhtarlık İşleri Müdürlüğünü,

f)  Müdür                                            : Muhtarlık İşleri Müdürünü,

g)  Şef                                                : Muhtarlık İşleri Müdürlüğünde görevli şefi,

h)  Personel                                         : Müdür ve şef tanımının dışındaki birim mensuplarını,

ı) MBS                                                : Muhtarlık Bilgi sistemini ifade eder.

i) STK                                                : Sivil Toplum Kuruluşları

 

İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş ve Teşkilat Kuruluş

MADDE 5: Muhtarlık İşleri Müdürlüğü 20.02.2015 tarihli ve 2015/8 Sayılı İçişleri Bakanlığı Genelgesi, 5393 sayılı Belediye Kanununun 48 nci maddesi ve “Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik” Hükümlerine dayanarak Erzincan Belediye Meclisinin 02/05.2019 tarihli ve 54034294.301.05(05/085) sayılı kararı gereğince kurulmuştur.

Teşkilat
MADDE 6: Muhtarlık İşleri Müdürlüğü İdari Teşkilatı Müdür, Şef ve büro personelinden oluşur. Müdürlüğe bağlı olarak Muhtarlık İşleri Şefliği altında Muhtarlık İşleri Bürosu ve Sivil Toplum Kuruluşları bürosu bulunmaktadır. Şefliklerin ve büroların sayı ve görevlerini belirlemede Müdür yetkilidir.

 
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları Personelin unvan ve nitelikleri

MADDE 7: Muhtarlık İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı belediyeler kanunu, belediye başkanınca verilen ve bu yönetmelikteki görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevlerin gereken özen ve disiplin kuralları içerisinde yürütmekle sorumludur.

 

Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 8: Muhtarlık İşleri Müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.

 

a) Muhtarlık  İşleri Müdürünün Görevleri:
    Muhtarlık İşleri Müdürlüğü'nün görevleri, aşağıda sıralandığı gibidir.
 

1.      Başkanlık makamı ile muhtarlar ve STK' lar arasındaki iş birliği ve koordinasyonu sağlamak.

2.      Muhtarlar ve STK'lar ile Belediye ve belediyeye bağlı birimler arasında iş birliği ve koordinasyonu sağlamak.

3.      Muhtarlıklar ve STK'lar vasıtasıyla gelen şikayet öneri ve talepler için belediyenin ilgili müdürlüklerine yazılı, sözlü ve telefonla bilgilendirmek ve takibini yapmak.

4.      Muhtarlar ve STK'ların bilgilerini tutmak.

5.      Muhtarlardan ve STK'lardan gelen taleplerin 5393 sayılı yasa ve ilgili mevzuata istananeden taleplerin karşılanması için gerekli koordinasyonu sağlamak.

6.      Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil etmek.

7.        Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir.

8.        Çalışmaları yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerle yürütür.

9.        Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur.

10.    Personeli arasında yazılı ve sözlü dağılımı yapar.

11.    Müdürlüğün harcama yetkilisi ve Müdürlükte çalışan personelin birinci disiplin amiri  olup personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar.

12.   Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar.

13.  Müdürlük Bünyesinde görev yapan şefliklerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini, Belediyede çalışan personelin özlük işlemlerinin mevzuat çerçevesinde yürütülmesini sağlar.

14.  Müdürlük ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu ve iletişimi sağlar.

15.  Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir.

16.  Muhtarlık İşleri Müdürlüğünü; Başkanlık Makamına, Belediyenin Karar Organlarına, Belediyenin diğer idari birimlerine, müdürlüğün alt birimlerine ve gerektiğinde ilgili kişi ya da kurum ve kuruluşlara karşı, şahsen yada evrak üzerindeki imzasıyla temsil etmek.

17.  Temsil ettiği Müdürlüğün görev alanına giren tüm iş ve işlemlerin; ilgili mevzuatına ve yönetmelikte belirlenen ilkelere uygun olarak yürütülmesini sağlamak. Personeli, ekipmanı ve müdürlüğün sahip olduğu bilgi ve kaynakları; etkili, verimli ve ekonomik bir şekilde sevk ve idare etmek.

18.  Alt birimler arasında koordinasyonu ve çalışma huzurunu sağlamak.

19.  Gerekli denetimleri yapmak/yaptırmak.

20.  Hizmet standartlarının oluşturulmasını temin ederek, mevzuatında belirlenmiş üst kurumlara bildirmesini sağlamak.

21.  Alt birimlerin ve birim sorumlularının görev tanımlarını yaptırmak, ilgililerine tebliğ etmek ve görev tanımlarına uygun hareket edilip edilmediğini denetlemek.

22.  Gerekli envanter çalışmalarını yaptırarak, müdürlüğün hassas görevlerini belirlemek ve hassas görevlerin gereklerinin yerine getirilmesini sağlamak.

23.  Memur ve işçi personelin sevk ve idaresiyle ilgili olarak;

·        Müdürlük personeli arasında görev bölümü yapmak.

·        Çalışma şartlarını iyileştirmek.

·        Personelin izin planını yapmak.

·        İzin, fazla mesai gibi tüm özlük işlemlerine yönelik çalışmaların düzenli olarak yapılmasını sağlamak.

·        Hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak.

·        Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili olarak; gerektiğinde ilgili ve yetkili mercilere Müdürlük görüşünü hazırlayıp sunmak.

 

b) Muhtarlık  İşleri Müdürünün Yetkileri:
 

1.   Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi.

2.   Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunma yetkisi.

3.   Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derece imza yetkisi.

4.   Disiplin Amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verme yetkisi.

5.   Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapma, rastlayacağı aksaklıkları giderme yetkisi.

6.       Sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanma zamanlarını tespit etme yetkisi.

7.   Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirleme ve makamın onayına sunma yetkisi.

8.   Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapma yetkisi.

9.   Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme yetkisi.

10.   Başkanlık Makamına, Belediyenin diğer birimlerine, müdürlüğün alt birimlerine ve personeline karşı doğrudan;

11.   Belediyenin karar organlarına, kamu kurum ve kuruluşlarına, meslek kuruluşlarına ve gerektiğinde gerçek ve tüzel kişilere karşı ise Başkanlık Makamının izni ve onayıyla, şahsen ya da evrak üzerindeki imzasıyla temsil etmeye,

12.   Alt birimlerindeki personellere yetki devretmeye ve gerektiğinde devrettiği yetkiyi geri almaya,

13.   Toplantı düzenlemeye ve toplantıyı yönetmeye,

14.   Bütçe Kanununda belirtilen sınırlarda olmak kaydıyla; gerekli durumlarda üst yönetici onayıyla personele fazla mesai yaptırmaya,

15.   İşlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğu önlemek için yasal her türlü tedbiri almaya, yetkilidir.

 

c)  Muhtarlık İşleri Müdürünün Sorumlulukları:

 

    Muhtarlık İşleri Müdürü 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5393 sayılı Belediyeler kanunu,  Belediye başkanının kanunlara dayanarak kendisine verdiği tüm görevleri ve diğer Belediye Mevzuatının kendisine yüklediği görev, sorumluluk ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.Muhtarlık işler müdürlüğü belediye başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevlerle ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ivedilikle yürütmekle sorumludur.

 

Müdürlüğe bağlı Şeflikler ve Bürolar:
MADDE 9: Müdürlüğe bağlı Şeflikler, görevleri ile bu görevleri yapmakla yükümlü bürolar aşağıda gösterilmiştir.

 

a) Muhtarlık İşleri Şefliği: Şef, Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri çerçevesinde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda Muhtarlık İşleri Bürosunda yürütülen işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.

 
b) Sekreterya Kalem Bürosu:
Görevi gereği Müdür tarafından kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına
       uygun olarak yerine getirmek,
       ● Müdürlüğe gelen telefonlara, e.mail, (MBS), vb. bakmak, Müdürü bilgilendirmek,
       ● Müdürlükte “Standart Dosya Planı” nın eksiksiz ve mevzuata uygun yürütülmesini sağlamak,
       ● Müdürlük ile ilgili arşiv oluşturmak,
       ● Gelen- Giden evrakların kayıtlarını tutmak, yazışmalarını hazırlamak,
       ● Müdürlüğe ait demirbaşların ve taşınırların kayıtlarının yapılması ile ilgili evrakları taşınır kayıt yetkilisine iletmek ve taşınır kontrol yetkililiği görevini yürütmek,
       ● Müdürlükle alakalı istenilebilecek bilgi ve belgeleri sürekli güncel tutmak,
       ● Çalıştığı Müdürlüğe uygun tutum ve davranış içerisinde olmak,
       ● Müdür ve Müdürlükte yetkili kılınan kişiler tarafından verilen diğer işleri yapmak.

c) Muhtarlık İşleri Bürosu:
Erzincan Belediyesi'nin amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan mevzuat ve Belediye Başkanı'nın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamı’nın emir ve direktifleri doğrultusunda;

 

1. İçişleri Bakanlığının 20.02.2015 tarihli ve 2015/8 Sayılı Genelgesinde belirtilen iş ve işlemlerin tamamının etkin ve verimli bir şekilde yapılmasını sağlamak,

 

2. İçişleri Bakanlığı tarafından www.muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan MUHTAR BİLGİ SİSTEMİ aracılığıyla belediyemize iletilen talep, şikayet, öneri ve isteklerin mevzuatta belirtilen sürelerde karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak,

 

3. MBS haricinde muhtarlıklardan gelen (şahsen, telefonla, maille, dilekçe ile vb) her türlü talebin uygun birime ve uygun kişilere sözlü, yazılı yönlendirilmesini sağlamak ve sonuçlarını takip etmek,

 

4. MBS üzerinden veya başka yollarla muhtarlardan gelen tüm talep, şikayet, öneri ve isteklerle ilgili istatistiki kayıtları tutmak, raporlamak ve müdürlüğe sunmak,

 

5. Yılın belirli zamanlarında Muhtarlarla “istişare toplantıları” düzenlemek ve mahalle bazlı hizmetlerin değerlendirmesini yapmak.

 

6. Belediyemiz müdürlük tarafından yapılan tüm hizmetlerin mahalle bazlı raporlanmasını sağlamak. İlgili müdürlük mahalle bazlı raporlama ve arşiv oluşturulmasını sağlamak,

 

7. Belediyemizde üretilen tüm hizmetlerle ilgili mahalle bazlı raporlar hazırlayarak müdürlüğe sunmak.

 

8. Kanunlar çerçevesinde müdürlük ve üst makamlarca verilen benzer nitelikteki diğer görevleri de yapmak.

d) SİVİL TOPLUM KURULUŞLARI (S.T.K) Bürosu:
 

· İlimizdeki tüm kamu kurum ve kuruluşları, okullar, camiler, sivil toplum kuruluşları, dernekler vakıflar vb. kurumlarla ilgili iş ve işlemlerin belediyemiz birimleri ile koordinasyonunu sağlamak ve takibini yapmak,

 

· Belediye sınırları içinde bulunan dernek, vakıf, sendika ve meslek odalan ile iletişim kurma

 

· Belediye çalışmaları ve projeler konusunda dernek, vakıf, ve sendika ve meslek odalarını bilgilendirmek

 

· Dernek, vakıf, sendika ve meslek odaları ile birlikte ortak etkinlikler gerçekleştirmek,

· Gerektiğinde dernek, vakıf, sendika ve meslek odalarına yönelik eğitim semineri, bilgilendirme ve tanıtım toplantıları  düzenlemek,

 

· Kanunlar çerçevesinde müdürlük ve üst makamlarca verilen benzer nitelikteki diğer görevleri de yapmak.

 

e) Müdürlükte çalışan personelin görev yetki ve sorumlulukları:

 

Müdürlük emrinde görevli personel, kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmeksizin ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler.

 

f) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’nün Uygulama Usul ve Esasları
Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemleri; bu yönetmelikteki ilkeler çerçevesinde olmak kaydıyla, aşağıda belirtilen mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir;

 

1.      5393 sayılı Belediye Kanunu,

 

2.      4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,

3.      4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu,

4.      5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,

 

5.      657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,

 

6.      4857 sayılı İş Kanunu,

 

7.      6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

 

8.      6245 sayılı Harcırah Kanunu,

9.      4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,

 

10.  3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,

 

11.  Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına ilişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik,

 

12.  İçişleri Bakanlığının 2015/8 Sayılı Muhtar Talepleri Genelgesi

 

13.  İlgili Bakanlıkların Tebliğ ve Genelgeleri ve ilgili diğer mevzuat.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon Hizmetlerin icrası

MADDE 10 :

Muhtarlık İşleri Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.

 

a)  Görevin kabulü:

 Müdürlüğe gelen evrak EBYS’den kabul edilerek ilgili kişi ve birimlere iletilir.

 Müdürlüğe sözlü, e-mail ve telefonla gelen talepler ilgili kişi ve birimlere iletilir.

 

b)  Görevin planlanması:

Muhtarlık İşleri Müdürlüğündeki çalışmalar, Müdür ve şef veya büro sorumlusu tarafından düzenlenen plan içerisinde yürütülür.

  

c) Görevin İcrası:

Muhtarlık İşleri Müdürlüğü tüm personeli kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle yapmak zorundadır. 

 

İşbirliği ve koordinasyon

MADDE 11 :

a) Belediye birimleri arasında ve birim içi işbirliği ve koordinasyon

 

1.      Muhtarlık İşleri Müdürlüğü ile diğer birimler arasında ve birim içi koordinasyon Müdür tarafından sağlanır.

 

2.      Muhtarlık İşleri Müdürlüğüne gelen tüm yazılar Müdür tarafından kabul edilir, ilgili kişi,birim veya şefliğe havale edilir.

 

3.      Şefliklerde görevli personel evrakları niteliğine göre inceler ve sonuca ulaştırır.

 

b) Diğer kuruluşlarla koordinasyon : (1) Müdürlüğün diğer birimler ve kuruluşlar ile yazışmalarında;

1. Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile,

2.Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanı veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

 

BEŞİNCİ BÖLÜM
Denetim ve Disiplin Müdürlük içi denetim MADDE 12 :

a)  Müdür, Müdürlüğün tüm personelini her zaman  denetleme yetkisine sahiptir.

b)  Müdür 1.disiplin amiri olarak disiplin mevzuatına göre tüm işlemleri yürütür.

c)  Müdürlükçe, Müdürlükte çalışan tüm personel için özlük (gölge) dosyası tutulur.

 

ALTINCI BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler Yönetmelikte yer almayan hususlar

MADDE 13 :  İş bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde hareket edilir.

Yürürlük
MADDE 14 :  Bu yönetmelik Belediye Meclisi tarafından onaylanmasını takiben 3011 sayılı kanun doğrultusunda ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme
MADDE 15 :  Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.