T.C

ERZİNCAN BELEDİYESİ

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

I-AMAÇ, KAPSAM, DAYANAK, TANIMLAR VE TEMEL İLKELER

MADDE–1– Bu Yönetmeliğin amacı; Erzincan Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma  usul ve esaslarını düzenlemektedir.
     
MADDE–2- Bu Yönetmelik, Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar

MADDE–3-  Bu Yönetmelik 03.07.2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanununun 15. maddenin b fıkrasına  dayanılarak hazırlanmıştır. 

MADDE–4- Bu Yönetmeliğin uygulamasında;

Başkan                        : Erzincan Belediye Başkanı,
Belediye         : Erzincan Belediye Başkanlığını,
Meclis             : Erzincan Belediye Meclisini,
Encümen         : Erzincan Belediye Encümenini,

Müdür             : Yazı İşleri Müdürünü,
Müdürlük        : Yazı İşleri Müdürlüğünü,
Personel          : Müdürlüğe bağlı çalışanların tümü’nü ifade eder.

MADDE–5- Erzincan Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında;

a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde  şeffaflık,
b) Hizmetlerin temin ve sunumunda  yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,
c) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,
d) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,
e) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkelerini esas alır,

II-KURULUŞ, PERSONEL, GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR

MADDE–6- Erzincan Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünde  bir Müdür ile yürürlükteki norm kadro mevzuatına uygun nitelik ve sayıda personel görev yapar.
  
MADDE -7- Erzincan Belediye Başkanlığının amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunan mevzuat ve Belediye Başkanının belirleyeceği esaslar çerçevesinde,  Başkanlık Makamının emir ve  direktifleri doğrultusunda; Erzincan Belediyesi Meclisinin düzenli çalışabilmesi için gerekli desteğin verilmesinden ve Meclis  işlemlerinin yürütülmesinden, kararların yazım ve onaylarının takibinden, Belediye Meclis üyelerinin özlük işlerinin yürütülmesinden, gelen ve giden evrakların kontrollü bir şekilde teslim alınması ve ilgili birimlere gönderilmesinden, kuruma gelen ve Müdürlükten gidecek olan her türlü evrakın gerekli işlemlerini yapmak ve birimlerle koordineli çalışmaktan, Belediye Encümeninin hızlı ve isabetli kararlar alabilmesi için gerekli desteği vermek ve Encümene sunulacak dosyaların gerektiği gibi  oluşturulmasının kontrolünden, Encümen kararlarının  ilgili mevzuat ve yönetmelikler çerçevesinde  alınmasını takip etmekten,  kuruma gelen ve Müdürlükten gidecek olan evrakın her türlü işlemlerini yapmak ve ilgili Müdürlüklerle koordineli çalışmaktan  sorumludur.
Belediye Başkanının veya görevlendireceği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında ilgili yürürlükteki mevzuatta  belirtilen görevlerin ifa ve icra edilmesi bağlamında:

1-Gelen- Giden Evrak Kalemi

a) Kurum içi ve Kurum dışı yazışmalarda ve evrak kayıtlarında standartların oluşturulması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
b) Belediyeye gelen tüm evrak ve belgelerin, postaların zimmetle kontrollü teslim alınmasını sağlamak,
c) Genel evrakın kaydedilmesini ve konularına göre evrak ve belgelerin tasnif edilmesi ve ilgililere ulaştırılması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
d) Belediye hizmetlerinden yararlanmak isteyen vatandaşların dilekçelerine havalesi yapılarak, vatandaşın işiyle  ilişkili Müdürlüğe  yönlendirilerek ilgili Müdürlüğe gönderilmesini  sağlamak,
e) Belediyeye gelen tüm evrakın girişlerini kayıt altına  almak,
f) Yürürlüğe giren ilgili kanun, yönetmelik, tüzük ve genelgelerin takibini yaparak, yayınlanan belgelerin ilgili birimlere dağıtmak,
g) Vatandaşları istek, öneri ve şikâyetlerine ilişkin dilekçelerini kabul etmek, konularına göre ilgili birimlere dağıtmak,
h) Müdürlüklerden Belediye dışına giden tüm yazı ve tebligat evraklarını zimmet ile teslim almak, bilgisayar kaydını yaparak kuryelere zimmet ile teslim etmek,
i) Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.

2-Meclis Kalemi

a) Belediye Meclisinin  çalışmaları ile ilgili tüm iş ve işlemleri takip etmek,
b) Başkanın havalesi ile birimlerden gelen teklifler çerçevesinde Meclis gündemini hazırlamak,
c) Meclis üyelerine tebliğ edilmesini sağlamak,
d) Belediye Meclisinin toplantılarının yapılabilmesini ve salonun hazırlanmasını sağlamak,
e) Belediye Meclisi toplantı tutanaklarının tutulması ve dökümünü yapılmasını,
f) Kararlarının yazılması, ilgili mercilerin onayına sunulması sağlamak,
g) Alınan kararların ve karar özetlerinin ilgili birimlere ulaştırılması ve birer nüshalarının da arşivlenmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
h) Belediye Başkanına vekâlet eden vekillerinin, Belediye Meclis üyelerinin ve Komisyon üyelerinin  hakkı-huzurlarını tanzimini yapmak
i) Belediye meclis üyelerinin  özlük işlerinin eksiksiz olarak yapılmasını sağlamak
j) Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak,

3-Encümen Kalemi

a) Belediye Encümeni  çalışmaları ile ilgili tüm iş ve işlemleri takip etmek,
b) Başkanlık Makamınca Belediye Encümenine sev edilen evrakı kaydetmek ve Encümen gündemini hazırlamak,
c) Belediye Encümenine girecek tüm evrakın önceden incelenmesi, yasal dayanakları ile birlikte Encümene sunulması,
d) Kararların yazılması, asılların  Encümen üyeleri tarafından imzalanmasının sağlanması,
e) Alınan kararların ilgili  Birimlere ulaştırılması ve birer nüshalarının da arşivlenmesi işlemlerinin yapılması, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
f) Kararların yerine getirilmesi için Başkanlık Makamının emirleri doğrultusunda ilgili birimlere  yazı ile talimat verilmesi,
g) Encümen üyelerinin hakkı huzur yazılarını  takip ve kontrolünü yaparak ilgili Müdürlüğe  bildirmesi sağlamak,
h) Belediye Encümeninin aktif ve verimli çalışabilmesi için gerekli tüm işlemlerinin yapılmasını sağlamak.

MADDE–8- Bu Yönetmeliğin 7. maddesinde belirtilen temel görev, yetki ve sorumlulukları, yürürlükteki mevzuat ve Belediye Başkanının veya görevlendirdiği Başkan Yardımcısının onayıyla  görev  pozisyonları belirlenir. Bu bağlamda  istihdam edilenler belirtilen görevleri ifa ederler.

1-Yazı İşleri Müdürü

a) Belediye Başkanının ve /veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında, yürürlükteki mevzuat gereği Müdürlüğün; sevk ve idaresini, organize edilmesini, gerektiğinde reorganize edilmesini, kadrolar arasında görevlerin dağıtılmasını, iş ve işlemlerinin yeniden tanzimine ilişkin dâhili  düzenlemeleri yapar,
b) Başkanlığının amaçlarını ve genel politikalarını kendi uğraş alanlarını ilgilendirdiği derecede bilir, genel politikaların uygulanmasını devamlı olarak izler, amaçlara uygunluğunu araştırır, genel politikalarda yapılması gerekli değişiklikleri bildirir,
c) Müdürlüğü için,  Belediyenin gayeleri, politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar, programlar geliştirir ve verilen sorumluluğa göre icraat yapar,
ç) Başkanlığının amaçlarını ve politikalarını, yönettiği ve işbirliği yaptığı personele açıklar, en iyi şekilde yönetmeleri için gerekli izahatı verir ve uygulamaları kontrol eder,
d) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlar. Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izler, gerekiyorsa, düzeltmeye yönelik tedbirleri alır,
e) Müdürlüğün işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik olarak istenen şekilde sonuçlandırmak üzere planlar,
f) Gelecekte doğacak ihtiyaçlara cevap verebilecek şekilde elindeki kadro, makine, işyeri ve teçhizatın planlamasını yapar,
g) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını, üst kademelere istenen bilgileri zamanında ulaştırabilecek ve alt kademelere kurum karar, politika ve yönetmelikleri hakkında zamanında ve doğru bilgi verebilecek şekilde planlar,
ğ) Müdürlüğünün yıllık faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlar,  faaliyet planına göre  yıllık bütçesini Mali Hizmetler Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlar, Başkanlıkça belirlenmiş zamanda  amirine verir,
h) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitimlere katılmasını sağlamak,
ı) Emrindeki elemanlara iş tariflerini izah eder, iş tariflerinde belirtilen görev ve sorumlulukların doğru anlaşılmasını sağlar,
i) Emrindeki elemanlara görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli yetki delegasyonunu yapar, onları inisiyatiflerini ve yetkilerini kullanmaya teşvik eder,
j) Müdürlüğüne alınacak, ayrılacak personel ile personelindeki statü değişikliklerini, Başkanlığın personel politika ve usulleri çerçevesinde kontrol eder,
k) Yokluğunda  görevlerin aksatılmadan yürütülebilmesi için yerine bakacak şahsa vekalet verir ve görevlerini taksim eder,
l) İşgücünün en faydalı şekilde kullanılması ve işlerin en az maliyetle yürütülmesi için, emrindeki personelin görev  ve sorumluluklarını açık, seçik ve anlayabilecekleri sadelikte belirtir, iş ve işlemlerin buna uygunluğunu denetler,
m) kendisinin ve organizasyonun verimli  ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırır,
n) Müdürlüğünün verimliliğinin artırılmasını ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli bir şekilde yürütülmesini sağlamak üzere, çalışma metotlarını geliştirmeleri için astlarına mesleki yardımda bulunur, genel ahlaka ve adaba  uygun hareket etmeleri için disiplini temin eder,
o) Astlarının sorularını kesin olarak cevaplandırır, gereken kararları süratle alır ve bildirir,
ö) Eş düzeydeki yöneticilerle koordinasyonu kurar ve kendi aralarında halledilebilecek meseleleri halleder,
p) Müdürlüğündeki astların diğer Müdürlükler ile yaptıkları ortak çalışmalarda uyum ve koordinasyonu sağlar,
r) Müdürlük harcamalarının bütçeye uygunluğunu devamlı kontrol altında bulundurur,
s) Yapılmakta olan işleri zaman, miktar ve kalite açısından devamlı kontrol eder,
ş) Personelinin tavır ve davranışlarını devamlı kontrol altında bulundurarak örnek model oluşturur,
t) Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı  ve dikkati gösteriri,
ü) Başkan ve amirinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili yürürlükteki mevzuat  ve amirinin talimatlarına göre  yerine getirir,
v) Sicil amiri sıfatı ile personelin performans değerlendirilmesini yapar  ve gizli sicil raporlarını tanzim eder,
y) Müdürlüğünün  verimli çalışması için yasaların verdiği yetki çerçevesinde her türlü teknolojik gelişmeyi takip eder ve uygular,
z) Harcama yetkilisi olup, bütçe ödeneklerinin verimli, tutumlu ve yerinde harcanmasını sağlar,
 

2-Diğer Personel

Müdürlüğünün görev alanına giren  aşağıdaki görevler; Müdürlüğe Norm kadro ve Başkanlık onayıyla  tahsis edilen kadrolar tarafından icra edilir. Görevlerin, mevcut tahsisli kadrolar arasında dağılımı Müdür tarafından yapılır. Müdür, görevleri mevcut kadroların sahip oldukları; nitelikleri, yetenekleri, yeterlikleri, verimlilikleri, performans  başarı seviyeleri vb. kriterlere göre değerlendirir, yetkinliklerine  göre dağıtır. Verilen görev geciktirilmeden ve tam olarak yerine getirilir.

a) Müdürlüğün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın gayelerini, politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliştirilmesinde tüm operasyonal, teknik ve uygulamalarda amirine gerekli desteği eksiksiz verir,
b) Başkanlığın amaçlarını ve genel politikalarını, çalıştığı Müdürlüğün uğraş alanlarını ilgilendiren boyutuyla öğrenir ve buna uygun tutum davranış sergiler,
c) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasın da amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapar,
d) Müdürlüğünün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırır,
e) Müdürlüğünün  haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlar,
f) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır,
g) Resmi gazeteleri ciltlenerek arşivlenmesini sağlar, Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirir,
h) İşleri en az maliyetle icra eder,
i) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına  yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırır,
j) Müdürlüğün  tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili  yürürlükteki mevzuata riayet eder,
k) Müdürlüğün verimliliğini artırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için  çalışma metotlarını geliştirir, genel ahlaka ve adaba uygun hareket eder,
l) Yönetimce alınan kararların uygulayıcılara doğru bir şekilde ve süratle ulaştırılmasını ve uygulamasını sağlar,
m) Çalışmalarında örnek tutum davranış sergiler,
n) Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içersinde kalarak ifa eder,
o) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder,
p) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutar, gerekli belgeleri düzenler ve takip eder, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza eder,
r) Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati gösterir,
s) Gelen evrakı kaydeder, konularına göre tasnif eder ve ilgililere ulaştırılmasını sağlar,
t) Belediyeye gelen tüm evrak ve belgeleri, postaları zimmetle teslim alarak gerekli işlemleri yapar,
u) Belediye Meclisi tutanaklarını tutar, kararları yazar,, ilgili mercilerin onayına sunar, karar özetlerini ilgili birimlere ulaştırılması ve birer nüshalarının da arşivlenmesini  sağlar,
w) Belediye Meclis üyelerinin özlük işlerini eksiksiz yapılmasını sağlar,
y) Belediye Encümenine girecek tüm evrakı önceden inceler ve Encümene sunulması işlemlerini yapar,
z) Resmi gazetelerin ciltlenerek arşivlenmesini sağlar,
bb) Başkanlık Makamınca Belediye Encümenine sevk edilen evrakı kaydeder, encümen gündemini hazırlar ve Belediye Encümenince alınan kararları yazar, yayım ve ilgili birim mercilerine dağıtımını sağlar,
bb) Belediye meclisine yapılan toplantıların tutanak ve dökümünü yapar,
dd) Kıymetli evrakları korur,

III-YÜRÜRLÜK  VE YÜRÜTME

MADDE–9 - Bu Yönetmelik hükümleri;  Belediye Meclisince kabulü ve yayımı ile  yürürlüğe girer.

MADDE–10- Bu  Yönetmelik hükümlerini  Belediye Başkanı yürütür.