ERZİNCAN BELEDİYESİ

ÖN MALİ KONTROL İŞLEMLERİ YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç ve Kapsam

Madde 1- Bu yönergenin amacı, Erzincan Belediyesi’nin ön mali kontrol faaliyetlerinin yürütülmesine ilişkin ilke, iş, işlem ve süreçlerini belirlemektir.

Dayanak

Madde 2- Bu yönerge 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 58 ve60’ıncı maddelerine, 5436 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Bazı Kanun ve
Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanunun 6 ve 7 inci maddelerine, 31.12.2005 tarih ve 26040 sayılı mükerrer Resmi Gazete de yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların ilgili hükümlerine, 06.01.2006 tarih 2006/9972 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konularak 18.02.2006 tarih ve 26084 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 18. maddesine istinaden hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 3- Bu yönergede geçen;

Kanun: 22.12.2005 tarih ve 5436 sayılı kanunla değişik 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,

İdare: Erzincan Belediyesi,

Üst Yönetici: Belediye Başkanı,

Ön Mali Kontrol: Belediyenin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin mali karar ve işlemlerinin; harcama birimleri ve Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından belediye bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, ayrıntılı harcama programı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer mali mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden yapılan kontrolü,

Görüş Yazısı: Ön mali kontrol sonucunda mali karar ve işlemlerin uygun bulunup bulunmadığı yönünde Mali Hizmetler Müdürlüğünce verilen yazılı görüşü veya dayanak belge üzerine yazılan şerhi,

Müdürlük: Kanunun 60 ıncı maddesinde belirtilen görevleri yürüten Mali Hizmetler Müdürlüğü,

İKİNCİ BÖLÜM
Ön Mali Kontrol

Ön Mali Kontrolün Kapsamı

Madde 4- Ön mali kontrol görevi, İdarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde, harcama birimleri ve Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından yerine getirilir.

Ön mali kontrol, harcama birimleri tarafından yapılan kontroller ile Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından yapılan kontrollerden oluşur. Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından yapılacak ön mali kontrol; bu Yönergede belirtilen kontroller ile harcama birimlerinin talebi veya risk değerlendirmesi sonucunda ön mali kontrol işlemine tabi tutulmasında yarar görülen mali karar ve işlemlerden Üst Yönetici tarafından uygun görülen kontrollerden meydana gelir. Gelir, gider, varlık ve yükümlülüklere ilişkin malî karar ve işlemler, harcama birimleri ve Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, ayrıntılı harcama veya finansman programları, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer malî mevzuat hükümlerine uygunluk yönlerinden kontrol edilir. Malî karar ve işlemler harcama birimleri tarafından kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması açısından da kontrol edilir.

Ön Mali Kontrolün Niteliği

Madde 5- Ön mali kontrol sonucunda uygun görüş verilip verilmemesi, danışma ve önleyici niteliği haiz olup, mali karar ve işlemlerin harcama yetkilisi tarafından uygulanmasında bağlayıcı değildir.
Mali karar ve işlemlerin ön mali kontrole tabi tutulması ve ön mali kontrol sonucunda uygun görüş verilmiş olması, harcama yetkilileri ve gerçekleştirme görevlilerinin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Ön Mali Kontrol Süreci

Madde 6- Harcama birimlerinin ön mali kontrolüne tabi mali karar ve işlemler, kontrol edilmek üzere Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilir. Müdürlükçe kontrol edilen işlemler hakkında görüş yazısı düzenlenir ve ilgili birime gönderilir. Ön malî kontrol sonucunda yazılı görüş düzenlenmesi halinde bu yazılı görüşler ayrıntılı, açık ve gerekçeli olmak zorundadır. Müdürlüğün görüş yazısı ilgili işlem dosyasında saklanır ve bir örneği de ödeme emri belgesine eklenir. Harcama birimlerinde süreç kontrolü yapılır. Süreç kontrolünde, her bir işlem daha önceki işlemlerin kontrolünü içerecek şekilde tasarlanır ve uygulanır. Mali işlemlerin yürütülmesinde görev alanlar, yapacakları işlemden önceki işlemleri de kontrol edeceklerdir. Süreç kontrolünü sağlamak amacıyla mali işlemlerin süreç akış şeması hazırlanır ve Üst Yöneticinin onayı ile yürürlüğe konulur. Harcama yetkilileri, yardımcıları veya hiyerarşik olarak kendisine en yakın üst kademe yöneticileri arasından bir veya daha fazla sayıda gerçekleştirme görevlisini ödeme emri belgesi düzenlemekle görevlendirir. Ödeme emri belgesini düzenlemekle görevlendirilen gerçekleştirme görevlileri, ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön mali kontrol yaparlar. Bu gerçekleştirme görevlileri tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesi üzerine “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhini düşülerek imzalanır.

Kontrol Usulü

Madde 7– Harcama birimlerinde ve Mali Hizmetler Müdürlüğünde yapılan kontrol sonucunda, malî karar ve işlemin uygun görülmesi halinde, dayanak belgenin üzerine “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhi düşülür veya yazılı görüş düzenlenir. Malî karar ve işlemin uygun görülmemesi halinde ise nedenleri açıkça belirtilen bir görüş yazısı yazılarak kontrole tâbi karar ve işlem belgeleri eklenmek suretiyle ilgili birimine gönderilir. Müdürlükçe, yönergenin 10. maddesi uyarınca yapılan kontrollerde yazılı görüş düzenlenmesi zorunludur. Bu yazıda, yapılan kontrol sonucunda malî karar ve işlemin uygun görülüp görülmediği, uygun görülmemişse nedenleri açıkça belirtilir. Mevzuatına uygun olarak giderilebilecek nitelikte eksiklikleri bulunan malî karar ve işlemlerde, bu eksiklikler ve nasıl düzeltilebileceği hususları belirtilmek ve bunların düzeltilmesi kaydıyla işlemin uygun görüldüğü şeklinde yazılı görüş düzenlenebilir.

Kontrol Yetkisi

Madde 8- Müdürlükte ön mali kontrol yetkisi Mali Hizmetler Müdürüne aittir. Kontrol sonucunda düzenlenen yazılı görüş ve kontrol şerhleri Mali Hizmetler Müdürü tarafından imzalanır. Mali Hizmetler Müdürü, bu yetkisini sınırlarını açıkça belirtmek şartıyla yazılı olarak Ön Mali Kontrol Sorumlusuna devredebilir. Ön mali kontrol görevi, Ön Mali Kontrol Sorumlusu tarafından yürütülür. Mali Hizmetler Müdürlüğünün ön mali kontrole tabi mali karar ve işlemlerinin kontrolü de Ön Mali Kontrol Sorumlusu tarafından yerine getirilir. Harcama birimlerinde ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön mali kontrol görevi, ödeme emri belgesi düzenlemekle görevlendirilen gerçekleştirme görevlisi tarafından yerine getirilir.

Görevler Ayrılığı İlkesi

Madde 9 – Harcama yetkilisi ile muhasebe yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez. Mali
Hizmetler Müdürlüğünde ön mali kontrol görevini yürütenler, onay belgesi ve ekleri ile şartname ve sözleşme tasarılarının hazırlanması, mali karar ve işlemlerin belgelendirilmesi, mal ve hizmetlerin teslim alınması gibi mali karar ve işlemlerin hazırlanması ve uygulanması
aşamalarında görevlendirilemezler ve ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunda
başkan ve üye olamazlar.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Mali Hizmetler Müdürlüğünün
Ön Mali Kontrolüne Tabi Mali Karar ve İşlemler

Taahhüt Evrakı ve Sözleşme Tasarıları

Madde 10- İhale kanunlarına tabi olsun veya olmasın, harcamayı gerektirecek taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarından tutarı Mal ve Hizmet Alımları için Bir Milyon Türk Lirasını, Yapım İşleri için Üç Milyon Türk Lirasını aşanlar kontrole tabidir. Bu tutarlara katma değer vergisi dâhil değildir. Gerekli görüldüğü takdirde Mali Hizmetler Müdürü tarafından yukarıdaki limitler Üst Yönetici onayı ile aşağıya çekilebilir. Kontrole tabi taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları, bunlara ilişkin tüm bilgi ve belgeleri içerecek şekilde bir işlem dosyası olarak Harcama Yetkilisi tarafından Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilir. Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları, en geç on işgünü içinde kontrol edilir. Yapılan kontrol sonucunda düzenlenen görüş yazısı, işlem dosyası ile birlikte ilgili Harcama Yetkilisine
gönderilir. Kontrol edilmek üzere gönderilecek işlem dosyasında bulunması gereken bilgi ve
belgeler aşağıda belirtilmiştir.

a) Onay belgesi,

b) Yaklaşık maliyet ve dayanağını oluşturan hesap cetvelleri,

c) İhale komisyonlarının kurulmasına ilişkin ( asil ve yedek üyelerin belirtildiği) ihale yetkilisi onayı,

d) Kamu İhale Kurumu tarafından ihale kayıt numarası verilen İhale Kayıt Formu,

e) İlanın yapıldığına ilişkin belgeler,

f) İlan zorunluluğu bulunmayan ihalelerde, isteklilerin davet edildiğine dair davet yazıları,

g) İlgili mevzuatı gereğince Çevresel Etki Değerlendirmesi (ÇED) Raporu gerekli olan
işlerde ÇED olumlu belgesi ve işle ilgili olarak alınması gereken özel komisyon izin ve kararları,

h) Yapım işlerinde (4734 sayılı kanunun 62’inci maddesinin (c) bendinde istisna
sayılanlar hariç) arsa temini, mülkiyet, kamulaştırma ve imar işlemlerinin tamamlandığına dair belgeler,

i) İhaleye ilişkin tüm şartnameler,

j) 4734 sayılı kamu ihale kanununun 22’nci maddesinin a, b ve c bentleri kapsamında tek kaynaktan yapılan alımlara ilişkin olarak ihale mevzuatında belirlenen standart form,

k) Sözleşme veya protokol tasarıları,

l) Yapılan ihalenin usul ve türüne uygun olarak, 4734 sayılı kanun ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununa ilişkin yayımlanan yönetmelik ve diğer düzenleyici mevzuat
hükümleri uyarınca düzenlenmesi gereken standart formlar ve diğer belgeler,

m) Düzenlenmiş ise zeyilnameler, açıklamalar ve bunların isteklilere gönderildiğine dair belgeler,

n) İhalelere Karşı Yapılacak İdari Başvurulara ait Yönetmelik hükümlerine göre idareye ve
Kamu İhale Kurumuna başvuruda bulunulduğu takdirde buna ilişkin yazışmalar,

o) Üzerine ihale yapılan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibine ait
geçici teminat alındı belgesi (Banka Teminat Mektubu olması durumunda ayrıca Geçici
Teminat Mektubu fotokopisi ve bankadan alınacak teyit yazıları)

r) Üzerine ihale yapılan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibine ait
şartname hükümleri gereğince ihale komisyonuna ibraz edilen belgelerin tamamı,

s) İhaleye katılan bütün isteklilere ait teklif mektupları,

t) Ön yeterlilik ve/veya ihale komisyonu değerlendirmelerinde elenen isteklilere ait eleme
nedeni olan bütün belgeler,

u) İhale üzerine kalan isteklinin, 4734 sayılı kanunun 58’inci maddesine göre yasaklı olup
olmadığına dair Kamu İhale Kurumundan alınan teyit belgesi,

v) İhale kararının onaylandığına dair ihale yetkilisi onayı (Onay tarihinin belirtilmiş olması gerekmektedir)

y) İhale kararlarına ait damga vergisinin (karar pulu) tahakkuk ya da tahsil edildiğine ilişkin belge yada benzeri belgeler(yüklenicinin ilk hak edişinden kesilmek üzere sunduğu dilekçesi veya anonim şirketlerde mali müşavir onaylı damga vergisi defteri)

z) İşlem dosyasında bulunan bütün belgeleri gösteren onaylı dizi pusulası,

Ayrıca söz konusu işe ait sözleşmenin imzalanmasından sonra, beş işgünü içinde
aşağıda belirtilen belgelerin onaylı birer nüshası Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne gönderilecektir.
a- Sözleşme,

b- Kesin Teminata ilişkin alındının örneği, (Banka Teminat Mektubu olması durumunda
Kesin Teminat Mektubu fotokopisi ve bankadan alınacak teyit yazıları)

c- Yapım işlerinde sözleşmede öngörülmeyen iş artışının zorunlu hale gelmesi ve bu
artışın müteahhidine yaptırılması halinde buna ilişkin onay belgesi ve yaklaşık maliyet hesap
cetveli ile ek kesin teminata ilişkin belge,

d- Sözleşmenin devri halinde devir sözleşmesi,

Bu belgelerden yabancı dilde düzenlenmiş olanların harcama birimlerince onaylı Türkçe
tercümelerinin ayrıca işlem dosyasına eklenmesi gerekmekte olup, belgelerin yabancı dildeki
asılları ile taahhütlere ilişkin diğer belgeler harcama birimlerinde muhafaza edilir.
Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları, Ön Mali Kontrol Sorumlusu tarafından en geç on
işgünü içinde kontrol edilir. Yapılan kontrol sonucunda düzenlenen görüş yazısı, işlem dosyasının bir nüshası ile birlikte aynı süre içinde harcama yetkilisine gönderilir.

Ödenek Aktarma İşlemleri

Madde 11- İdare harcama birimlerinin yıl içinde ihtiyaç duyulan aktarmaları, harcama birimlerinin talebi üzerine Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından hazırlanır. Üst yöneticinin onayına sunulmadan önce Ön Mali Kontrol Sorumlusu tarafından kontrol edilir. Bu şekilde yapılacak aktarmalar 10.03.2006 tarih 26104 sayılı resmi gazetede yayımlanan Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin ilgili hükümleri çerçevesinde kontrol edilerek en geç iki işgünü içinde sonuçlandırılır. Mevzuatına aykırı bulunan aktarma talepleri, gerekçeli bir yazıyla harcama yetkilisine gönderilir.

Kadro Dağılım Cetvelleri

Madde 12- 5393 Sayılı Kanunun 49. Maddesine göre “Belediye Ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik” hükümleri ve eklerinde yer verilen kadrolar esas alınarak belirlenen İdarenin kadro dağılım cetvelleri kontrole tabidir. Bu kapsamda, İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü tarafından tanzim edilen İdare kadro dağılım cetvelleri her yılbaşında; 03.07.2005 tarih, 5393 sayılı Belediye Kanununun 49. Maddesine istinaden düzenlenen İdaremizin norm kadrolarına uygunluğu yönünden kontrolü yapılmak üzere Müdürlüğe gönderilecektir. Kadro dağılım cetvelleri ve bunlarda yapılan değişiklikler Ön Mali Kontrol Sorumlusu tarafından en geç beş iş günü içinde kontrol edilecektir. İlgililerine yapılacak ödemeler bu onaylı kadro dağılım cetvellerine göre yapılır.

Geçici İşçi Pozisyonları

Madde 13- Yılı merkezi yönetim bütçe kanununda belirlenen yetki çerçevesinde, geçici işçi pozisyon (adam/ay) sayılarının aylar ve birimler itibariyle dağılımı kontrole tabidir. Geçici işçi pozisyonları Mali Hizmetler Müdürlüğü’nce en geç beş işgünü içinde kontrol edilir. Kontrol sonucunda uygun görülmeyen cetveller, aynı süre içinde gerekçeli bir yazıyla ilgili birime gönderilir.

Yan Ödeme Cetvelleri

Madde 14- İdarede istihdam edilen Devlet memurlarından, hangi işi yapanlara ve hangi
görevde bulunanlara zam ve tazminat ödeneceği, ödenecek zam ve tazminatın miktarları ile ödeme usul ve esaslarına ilişkin olarak 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 152 nci maddesine dayanılarak yürürlüğe konulan Bakanlar Kurulu kararı uyarınca, zam ve tazminat ödemesi yapılacak personelin kadro veya görev unvanları, sınıfları, dereceleri, sayıları ve hizmet yerleri ile bunlara uygun olarak ödenecek zam ve tazminatın miktarlarını gösteren ve serbest kadro üzerinden hazırlanan cetvel ile bunların birimler itibarıyla dağılımını gösteren listeler müdürlük tarafından kontrol edilir. Kontrol işlemi ve süreci ile cetvellerin üst yönetici tarafından onaylanması hususu anılan Bakanlar Kurulu kararında belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde yürütülür.

Sözleşmeli Personel Sayı ve Sözleşmeleri

Madde 15- 5393 Sayılı Belediye Kanununun 49. Maddesi ve 22.02.2007 tarih 26442 sayılı resmi gazetede yayımlanan Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmeliğine uygun olarak çalıştırılacak personelle yapılacak sözleşmeler, İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünce Üst Yöneticinin imzasından önce ön mali kontrol için Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilir. Bu sözleşmeler; tip sözleşmeye, ilgili kanunlarına, diğer mevzuatına ve bütçede öngörülen düzenlemelere uygunluk yönünden Müdürlükçe incelenir ve en geç beş işgünü içinde sonuçlandırılır. Uygun görülmeyen sözleşmeler gerekçeli bir yazıyla ilgili birime gönderilir. Maliye Bakanlığı tarafından yıllık olarak vize edilen cetvellere ve tip sözleşmeye uygun
olarak çalıştırılacak personelle yapılacak sözleşmeler ile ilgili mevzuatı gereğince Maliye Bakanlığı vizesi alınmaksızın çalıştırılabilecek sözleşmeli personelle yapılacak sözleşmeler kontrole tabidir. Bu sözleşmeler Mali Hizmetler Müdürlüğü’nce, Maliye Bakanlığı tarafından vize edilen cetveller ve tip sözleşme ile diğer mevzuata uygunluk yönünden en geç beş işgünü içinde incelenir. Uygun görülmeyen sözleşmeler aynı süre içinde gerekçeli bir yazıyla ilgili birime gönderilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
İdarece yapılacak düzenlemeler

Madde 16 – Yönergede belirlenen malî karar ve işlemlerin dışında kalan malî karar ve işlemlerin de aynı şekilde Mali Hizmetler Müdürlüğünce kontrol ettirilmesine yönelik düzenleme yapılabilir. Bu konuda yapılacak düzenlemeler üst yöneticinin onayıyla yürürlüğe konulur. Bu düzenlemelerde Mali Hizmetler Müdürlüğünün ön malî kontrolüne tâbi tutulacak malî karar ve işlemler, riskli alanlar dikkate alınmak suretiyle tür, tutar ve konu itibarıyla belirlenir ve yılda bir kez değerlendirilir.

Uygun Görüş Verilmeyen Malî Karar ve İşlemler

Madde 17- Ön malî kontrol sonucunda uygun görüş verilmediği halde harcama yetkilileri
tarafından gerçekleştirilen işlemlerin Müdürlükçe kayıtları tutulur ve aylık dönemler itibariyle üst yöneticiye bildirilir. Söz konusu kayıtlar iç ve dış denetim sırasında denetçilere de sunulur.

Kontrol Süresi

Madde 18- Müdürlük, kontrol ve uygun görüş işlemlerini belirlenen süre içinde sonuçlandırmak zorundadır. Yönergede belirtilen sürelerin başlangıç tarihinin belirlenmesinde evrak giriş kayıt tarihini izleyen işgünü esas alınır. Mali hizmetler Müdürlüğünün talebi ve üst yöneticinin onayı üzerine bu süreler bir katına kadar artırılabilir.

Tereddütlerin Giderilmesi

Madde 19- Bu yönergenin uygulanmasında ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye Üst
Yönetici yetkilidir.

Yürürlük

Madde 20- Bu yönerge yayımı tarihinden itibaren yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 21- Bu yönergeyi Üst Yönetici yürütür.